Como definir o tom de voz perfeito para sua marca

O tom de voz da sua marca não é apenas o “jeito” de falar, mas também uma poderosa ferramenta estratégica que pode atrair clientes, fortalecer sua identidade no mercado e impulsionar suas vendas.

Principalmente no mercado competitivo das empresas SaaS e de tecnologia, onde tantas soluções parecem semelhantes e podem soar genéricas.

Um tom de voz bem definido pode ser a diferença entre ser lembrado ou esquecido. É ele que ajuda a sua empresa a criar conexões genuínas, transmitir autoridade e se destacar.

Confira, neste post, como desenvolver um tom de voz consistente e estratégico. Este é o momento de alinhar a sua comunicação corporativa e criar uma presença que alcance os seus clientes. Vamos lá?

O que é tom de voz da marca

O tom de voz da marca é a maneira como sua empresa “fala” com o público, refletindo sua personalidade, valores e propósito.

No setor de SaaS, o tom de voz funciona como um diferencial que cria conexões emocionais com os clientes, humaniza e reforça a sua credibilidade.

Afinal, ao se comunicar de forma autêntica, sua empresa não apenas atrai mais atenção, mas também constrói um relacionamento duradouro com o ICP (Perfil do Cliente Ideal), gerando confiança e até fidelização.

A verdade é que um tom de voz eficaz posiciona sua marca no mercado de forma única.

Por que o tom de voz é crucial para empresas SaaS?

O mais importante é entender que o tom de voz da marca vai além de ser apenas “o jeito de falar”: é o que traduz a personalidade do seu negócio em todas as interações com o cliente, ajudando a criar uma conexão, transmitir credibilidade e reforçar a identidade da empresa.

Afinal, no setor SaaS, existe um grande número na oferta de soluções, o que pode confundir um pouco o cliente na hora de escolher.

É por isso que o tom de voz se torna tão essencial: ele te ajuda a se diferenciar, destacando seus valores, propósito e compromisso com os clientes.

Assim, tom de voz da marca:

• transforma tecnicidades em conversas claras;
• aproxima a sua solução do público-alvo;
• gera consistência na comunicação, segurança, confiança;
• cria vínculos;
• consolida a fidelização.

Como definir o tom de voz da sua marca

Aqui estão alguns passos para você acertar na hora de definir o tom de voz para o seu negócio:

1. Conecte o tom de voz à essência da sua marca

O tom de voz deve transmitir claramente a missão, visão e valores da sua empresa. Assim, ele orienta a criação da personalidade da marca.

Para alcançar esse alinhamento, o uso de arquétipos de marca é uma ferramenta poderosa que orienta o posicionamento e o tom da sua comunicação.

Arquétipos são modelos universais de comportamento e personalidade que refletem padrões emocionais e culturais profundamente enraizados nas pessoas.

Os 12 arquétipos principais incluem:

• O Herói: Inspirador, corajoso, motivado a superar desafios (ex.: Nike).
• O Criador: Inovador, visionário, focado em originalidade (ex.: Adobe).
• O Explorador: Livre, aventureiro, em busca de novas experiências (ex.: Jeep).
• O Governante: Autoritário, responsável, um símbolo de controle e qualidade (ex.: Rolex).
• O Prestativo (Cuidador): Empático, protetor, sempre servindo ao próximo (ex.: Dove).
• O Inocente: Simples, otimista, positivo (ex.: Coca-Cola).
• O Rebelde: Desafiador, não convencional, disruptivo (ex.: Harley-Davidson).
• O Bobo da Corte: Divertido, irreverente, entretenimento puro (ex.: M&M’s).
• O Amante: Sensual, sofisticado, voltado à intimidade e ao prazer (ex.: Chanel).
• O Sábio: Intelectual, confiável, fonte de conhecimento (ex.: Google).
• O Mágico: Transformador, visionário, faz o impossível acontecer (ex.: Disney).
• O Cara Comum: Humilde, autêntico, próximo de todos (ex.: Ikea).

2. Entenda com quem você está falando

O tom certo depende do seu ICP, ou seja, do perfil do seu cliente ideal.

Quanto mais você conhecer seus clientes, mais fácil será criar uma comunicação corporativa que ressoe com eles.

Para criar o ICP ideal para a sua empresa, inclua as seguintes informações: nome, idade, empresa, cargo, setor, receita, localização, objetivos, tecnologias à disposição, estágio de crescimento, psicológico e comportamental, desafios, tecnográfico, pontos de contato e processos de tomada de decisão.

3. Escolha o estilo para a sua marca

Seu tom de voz deve equilibrar a personalidade da marca com as expectativas do público-alvo.

Para chegar a esse pitch certo, você pode responder algumas perguntas do tipo:

• Qual é o grande valor que sua solução entrega?
• Qual imagem você quer transmitir para o mercado?
• Qual é o tom de voz que você deseja se comunicar através dos conteúdos?
• Qual linguagem combina mais com sua marca?

Por exemplo: tons formais para setores jurídicos e de finanças, casuais para startups ou empresas que desejam proximidade, entusiasmo para quem quer motivar e tons inspiradores para empresas que querem passar um propósito.

4. Documente o tom de voz

Crie um guia prático de comunicação para orientar a sua equipe.

Este documento deve incluir descrições do tom escolhido, exemplos do tom de voz da marca em diversas situações (e-books, redes sociais, e-mails, situações de atendimento), palavras e expressões que devem ser reforçadas ou devem ser evitadas.

5. Mantenha a consistência em todos os canais

O tom de voz deve ser reconhecível em qualquer ponto de contato com a marca. Isto quer dizer, precisa ser usado em sites, blogs, redes sociais, e-mails e até na hora do suporte.

6. Use exemplos reais para treinar a sua equipe

Compartilhe exemplos práticos do tom de voz ideal para ajudar sua equipe a entender como aplicá-lo no dia a dia. Afinal, cada instante do marketing digital, atendimento, vendas e suporte devem refletir o tom de voz estabelecido por você.

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7. Revise e evolua continuamente

O mercado, a empresa e os clientes mudam, e o tom de voz precisa acompanhar essas transformações.

Então, avalie com regularidade se o tom de voz da marca ainda alcança o ICP.

Observe, por exemplo, se as taxas de engajamento e conversão andam boas, se a comunicação corporativa permanece impactante e autêntica.

Como implementar o tom de voz de forma estratégica

Entenda como você pode implementar o tom de voz no seu negócio de forma estratégica:

Criação de um guia de estilo para comunicação interna e externa

A criação de um guia de estilo para comunicação interna e externa é essencial para garantir que todos na organização tenham uma experiência de comunicação coesa e alinhada. Nele, você terá as diretrizes da sua comunicação.

Então, comece garantindo que tanto a comunicação interna quanto externa estejam alinhadas com a missão, visão e valores da empresa, refletindo a essência da sua marca em todos os momentos.

O tom de voz é a maneira como a marca se comunica, e ele deve ser consistente.

Defina o tom de voz tanto para comunicação interna (entre os colaboradores) quanto para comunicação externa (com os clientes e o público em geral).

Depois disso, a escolha das palavras e expressões utilizadas também deve ser consistente em todas as formas de comunicação.

Inclua no guia de estilo um vocabulário padrão que os colaboradores possam seguir, destacando palavras-chave e termos que representam a marca, bem como palavras a serem evitadas.

Lembre-se que a comunicação deve ser inclusiva e evite termos discriminatórios ou exclusivos.

Então, faça a formatação das mensagens, tanto internas quanto externas. Ela deve ser clara e fácil de entender, definindo até mesmo elementos como fontes (tipografia), títulos, listas e espaçamento.

A parte visual é igualmente importante para garantir consistência na comunicação e na identidade da marca, por isso, na hora de pensar no tom de voz da marca, também tenha os elementos visuais que devem ser usados em todas as formas de comunicação.

Treinamento da equipe e como aplicar o tom em canais como e-mails, redes sociais e websites

É hora de garantir que o tom de voz da marca seja aplicado em todos os canais de comunicação. Então, treine a equipe na estratégia de cada canal de contato, observando como aplicar o tom de voz.

Todos na empresa, especialmente aqueles diretamente envolvidos com comunicação corporativa, devem compreender o tom de voz da marca. O próprio guia de estilo deve ser acessível.

Assim, mostre exemplos de boa e má aplicação do tom de voz em diferentes situações, faça simulações, além de incentivar a equipe a compartilhar suas experiências e oferecer feedback construtivo para garantir que o tom de voz seja sempre mantido.

E, para os diferentes canais, você pode:

• Para aplicar o tom de voz em e-mails: a linguagem deve ser clara. Tenha atenção à linha de assunto, à personalização do e-mail com o nome do destinatário, sempre tendo clareza e objetividade, e use bons CTAs. Entenda o que é CTA e as práticas eficientes para aumentar a conversão!
• Para aplicar o tom de voz de marca nas redes sociais: você pode ser mais informal e descontraído, mas sempre deve refletir a identidade da empresa.
• Para aplicar o tom de voz no site: a comunicação deve ser clara, fluida e convidativa, desejando que o usuário permaneça no seu site e navegue nele.

Testes de tom de voz e análise de feedbacks para ajustes

A construção de um tom de voz consistente e eficaz para sua marca é um processo contínuo, e exige testes e feedbacks.

Esses ajustes ajudam a melhorar e a manter a conexão emocional com os clientes.

O objetivo é entender como os clientes percebem a comunicação da marca e ajustar a estratégia de acordo com a resposta deles. Ajustes constantes ajudam a manter a relevância e aumentar a eficácia das mensagens.

Você pode, por exemplo, usar testes A/B para comparar abordagens.

Crie duas versões de um conteúdo (como um e-mail marketing ou post nas redes sociais), com pequenas variações no tom. Por exemplo, uma mais amigável e outra mais formal, e então compare os resultados. Veja qual versão gera mais cliques, interações ou conversões.

Também acompanhe as métricas que indicam como as pessoas estão respondendo à comunicação e peça feedbacks dos seus clientes.

Exemplos de empresas SaaS que se destacam com um tom de voz estratégico

Confira um exemplo de empresa SaaS que se destaca no mercado devido a um tom de voz bem estruturado:

Opentech

A Opentech é uma empresa especializada em tecnologia e Inovação em Gerenciamento de Risco e Logística, com mais de duas décadas de experiência em logística, mais de 3,5 mil clientes em todo o país e mais de 10 soluções exclusivas para seus clientes.

Quando a Opentech buscou a nossa equipe, o grande desafio era de produzir conteúdos mais especializados, personalizados para o seu nicho de negócio e seguindo o tom de voz da marca,. O objetivo era aumentar a geração de leads orgânicos para as vendas.

Por isso, o nosso time estabeleceu como solução inicial organizar e definir o que valeria a pena ser otimizado entre os conteúdos que estavam desatualizados no site da empresa.

Depois, trabalhamos na produção de conteúdos com foco em SEO e geração de leads, seguindo e reforçando o tom de voz da marca como especialista no mercado.

Os resultados em apenas 1 ano de projeto foram muito positivos. A Opentech teve crescimento de 237% dos leads orgânicos.

Foram mais de 500 leads gerados de forma orgânica, mais de 35 palavras-chave na primeira página do Google, mais de 84% de crescimento em tráfego orgânico em menos de um ano e mais de 10 palavras-chave na primeira posição.

Se deseja resultados como estes, escolha a empresa parceira certa. Temos mais de 600 artigos na primeira página do Google, mais de 23.000 leads orgânicos gerados para nossos clientes, além de mais de 5 milhões de usuários impactados por nossos conteúdos.

Para alcançar esses resultados, unimos SEO, IA, expertise em brand voice e estratégias inovadoras para criar comunicações que impulsionam vendas e transformam a maneira como sua empresa se comunica e se posiciona.

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